Screenshot 2020-05-14 at 09.37.53La Geotec Spa ha come core business la ricerca idrocarburi tramite sismica a riflessione e come side business offre servizi geotecnici, carotaggi profondi e servizi di verifica e monitoraggio infrastrutture.

Lo scenario operativo si svolge in un contesto internazionale, in aree a media/elevata complessità ed i clienti sono i più importanti player mondiali nel settore petrolifero.

Il progetto è nato per avviare una gestione unificata di tutto il flusso di lavoro connesso alla flotta dei veicoli, circa 150, e delle macchine da cantiere, circa 70.

I requisiti ricercati erano soddisfatti dalla soluzione offerta da “Veicoliapp” ed è stata fatta una piccola estensione per la registrazione delle checklist di controllo.

Gli obiettivi del progetto sono sintetizzati nei punti:

  1. Gestione centralizzata della documentazione
  2. Sistema di avvisi e scadenze 
  3. Pianificazione interventi manutentivi
  4. Gestione degli invii/rientri da e per officina manutenzione
  5. Gestione centralizzata della disponibilità veicoli
  6. Registrazione in digitale delle checklist veicolo

Il cliente ha testato nel tempo diverse soluzioni di tracciamento e monitoraggio veicolare, sviluppando anche una soluzione in casa ed attualmente ha equipaggiato la flotta con il sistema Geotab, di cui Veicoli SRL è rivenditore italiano ed ha integrato completamente la soluzione all’interno della propria piattaforma per offrire una soluzione di fleet management completa.

Durante la fase di test della soluzione e messa a regime, durata circa un anno, è stato possibile affinare e migliorare diversi processi reali, andando ad identificare inefficienze, registrazioni multiple di informazioni, sovrapposizioni operative etc… con un processo di analisi continua del workflow e semplificazione dello stesso secondo i principi del KIS e DRY per contaminazione dal mondo dello sviluppo del software.

Uno degli aspetti che ha ricevuto particolare attenzione è stato quello della registrazione della documentazione, processo che negli anni era diventato particolarmente caotico coinvolgendo diverse funzioni aziendali: le stesse informazioni risultavano registrate in multiple copie su diversi sistemi con diverse catene di responsabilità.

L’implementazione della piattaforma “VeicoliApp” è iniziata proprio importando tutta la documentazione, chiudendo tutte le sorgenti di informazioni ridondanti ed eleggendo la piattaforma stessa a sorgente “trust” per quello specifico dataset.

Questo ha permesso di recuperare del tempo per le risorse coinvolte nei task amministrativi e per iniziare ad alimentare in modo organico le altre aree della piattaforma. Inoltre un sistema di raccolta di feedback continui dalle funzioni coinvolte ha permesso di rendere il sistema aderente ai processi.

Il load della documentazione amministrativa ha permesso di alimentare il motore di gestione delle scadenze, sia amministrative che manutentive dei veicoli e lo stesso motore, una volta messo a regime, ha generato, come sua naturale conseguenza, la possibilità di pianificare gli interventi di manutenzione ordinaria e periodica.

La gestione degli interventi straordinari o dovuti a rotture sono esclusi da questa gestione in quanto assolutamente imprevedibili sia nella frequenza che nell’entità, resta comunque positiva la prospettiva di miglioramento anche in questo specifico dominio come conseguenza di programmi di manutenzione e verifica più rigorosi.

Screenshot 2020-05-14 at 09.40.44Il cliente dispone in casa di un’azienda controllata, dotata una propria officina in grado sia di fornire tutti i servizi di manutenzione ordinaria e straordinaria, sia tutta la parte di customizzazione ed allestimenti speciali veicoli grazie alla presenza di centri di lavoro CNC, taglio plasma, carpenteria leggera ed una carrozzeria attrezzata con forno di grandi dimensioni.

In questo scenario è risultato indispensabile ottimizzare i flussi di veicoli inviati in manutenzione o in trasformazione, in modo da gestire correttamente il volume di lavoro dell’azienda controllata e permettere alla stessa di operare con le massime performance andando a pianificare gli interventi e di conseguenza tutta la parte di approvvigionamento di consumabili, ricambi e materiali per le operazioni.

Screenshot 2020-05-14 at 09.42.18Il risultato di questo sforzo è un sistema centralizzato, strutturato e robusto di verifica della disponibilità del veicolo e del mezzo da cantiere che deve essere utilizzato.

In un’azienda con questo parco auto può succedere che un dipendente possa accidentalmente prendere un mezzo non idoneo a circolare, sia motivi amministrativi che meccanici.

Integrando la piattaforma con un sistema di segnalazione visiva sul veicolo (cartoncino verde/arancio/rosso appeso allo specchietto retrovisore) è stato possibile ridurre questo rischio fino ad eliminarlo totalmente.

Un progetto custom è stato realizzato per risolvere l’esigenza del cliente di archiviare la parte documentale dei controlli periodici.

L’attività del cliente richiede la conformità ad i più alti livelli HSE, definiti in modo specifico per il settore Oil&Gas nello standard OGP.Screenshot 2020-05-14 at 09.43.22

Tale standard impone tutta una serie di verifiche volte a minimizzare al massimo possibile i rischi per la sicurezza del personale coinvolto nelle operazioni, alla salute ed all’ambiente.

Una delle procedure negli anni elaborata e collaudata prevede un attento esame dei veicoli prima dell’inizio della presa in carico ogni mattina, estesi controlli settimanali e controlli ulteriormente approfonditi con cadenza mensile.

Tutta questa mole di dati registrati in forma cartacea sono stati modellati su una comoda applicazione mobile, che permette la compilazione delle check list da parte degli autisti tramite semplici checkbox su una lista di controlli, localizzata in più lingue, e che alimenta un database di archiviazione.

Tutte le informazioni vengono raccolte in un database centralizzato che permette l’analisi puntuale dei dati acquisiti e la verifica di conformità allo standard.

I diversi livelli aziendali e le diverse funzioni hanno a disposizione una reportistica strutturata su più livelli che permette di analizzare, verificare e pianificare le attività in modo strutturato e con grande efficienza.

 

Articolo di Nicola Guglielmi, Innovation Manager di GEOTEC SpA.